2024年確定申告：電子帳簿保存法猶予措置終了で変わるフリーランスのデータ保存Q&A
2022年1月に改正された電子帳簿保存法（以下、電帳法）は、電子的に授受した取引情報（電子取引データ）を電子データのまま保存することを義務付けました。この改正には2年間の猶予措置が設けられていましたが、その措置が2023年末で終了し、2024年1月1日以降に行う電子取引からは原則として電子保存が義務付けられています。
この変更は、日々の取引で電子データを利用しているフリーランスの方々にとって、確定申告に向けた準備に影響を与える可能性があります。この記事では、電帳法の猶予措置終了を受けてフリーランスの方が疑問に感じやすい点について、Q&A形式で解説いたします。
Q1: 電子帳簿保存法の猶予措置が終了したと聞きました。具体的に何が変わったのでしょうか？
A1: 電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を電子的に保存するための要件等を定めています。今回の猶予措置が終了したのは、この法律の中でも特に「電子取引」に関する部分です。
改正電帳法では、電子的にやり取りした取引データ（電子取引データ）について、原則として紙での保存ではなく、データのまま保存することが義務化されました。これまでは、この義務付けに対し、税務署長がやむを得ない事情があると認める場合に限り、引き続き紙での保存も認められていましたが、この猶予措置が2023年12月末で終了しました。
したがって、2024年1月1日以降に発生する電子取引については、原則として電子データのまま保存することが必要となりました。紙に出力して保存するだけでは、電帳法の要件を満たせないことになります。
Q2: フリーランスに関係する「電子取引データ」とは具体的にどのようなものですか？
A2: フリーランスの方に関係する電子取引データとして、主に以下のようなものが挙げられます。
- PDFで受け取った請求書や領収書: メール添付やクラウドサービス経由で受け取ったものが該当します。
- Webサイトのマイページからダウンロードした請求書や領収書: クライアントサイトやECサイトからダウンロードしたものが該当します。
- クラウドサービス上で授受した請求書データ: 請求書発行サービス等を通じて相手とやり取りしたデータが該当します。
- 電子メールでやり取りした取引に関する情報: 注文書や見積書などをメール本文や添付ファイルで送受信した場合などが該当します。
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードの利用データ: これらの情報をWebサイト等で取得した場合が該当します（ただし、業務に関するものに限ります）。
これらの電子取引データは、2024年1月1日以降に受領または送信した分から、原則として電子データのまま所定の要件に従って保存する必要があります。
Q3: 電子取引データの「保存要件」を分かりやすく教えてください。「真実性の確保」と「可視性の確保」とは何ですか？
A3: 電子取引データの保存要件は、大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つがあります。
- 真実性の確保: 保存されたデータが改ざんされていないこと、または改ざんされても検知できるような状態であることです。これを満たすためには、以下のいずれかの措置をとる必要があります。
- タイムスタンプを付与する。
- データの訂正・削除履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムを利用する。
- データの訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する。
- 可視性の確保: 保存されたデータを後から確認できるようにすることです。これを満たすためには、以下の措置が必要です。
- 保存場所に、PCやディスプレイ、プリンタなどを備え付け、電子取引データをすぐに表示・出力できるようにしておく。
- システム概要書や操作説明書などを備え付けておく（システムを利用する場合）。
- 検索機能を確保する。
特に「可視性の確保」における検索機能については、次のQ&Aで詳しく解説します。
Q4: 緩和されたという検索要件について具体的に教えてください。フリーランスに適用される特例はありますか？
A4: 電子取引データの保存においては、税務調査等の際に必要なデータをすぐに探し出せるよう、検索機能を設けることが原則として義務付けられています。具体的には、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目で検索できる必要があります。
ただし、フリーランスや小規模事業者の方には、この検索要件が大幅に緩和される特例があります。それは、基準期間（前々年）の売上高が1,000万円以下である場合です。この場合、税務調査等の際に税務職員からの求めに応じて、保存している電子取引データをダウンロードして提示することができれば、検索機能は不要となります。
この特例の適用を受けるには、特に事前の申請などは必要ありません。ご自身の基準期間の売上高をご確認ください。多くのフリーランスの方がこの特例の対象となる可能性があります。
なお、基準期間の売上高が1,000万円を超える場合でも、要件を満たした上でデータを適切に保存し、かつ税務調査等の求めに応じてデータを提示できる状態であれば、正規の検索要件を満たさなくても良いという猶予的な措置が別にあります。ただし、こちらはあくまで「やむを得ない事情がある」と認められる場合に限られるため、可能な限り検索要件を満たす対応をとることが望ましいとされています。
Q5: 電子取引データを紙で印刷して保存する方法は、もう認められないのですか？
A5: 2024年1月1日以降に受領・送信する電子取引データについては、原則として紙で印刷して保存するだけでは電帳法の保存要件を満たせません。電子データのまま、「真実性の確保」と「可視性の確保（検索機能を含む、または特例要件を満たす）」の要件に従って保存する必要があります。
ただし、前述のQ4で解説した、基準期間売上高1,000万円以下の特例対象者など、検索要件が緩和される方が、税務調査等の求めに応じて電子取引データをダウンロードして提示できるのであれば、紙で出力して整理しておくことが、データの確認や日常業務の管理上、引き続き有効な手段となり得ます。しかし、これはあくまで電子データを適切に保存していることが前提であり、紙の保存だけで電帳法に対応できるわけではない点にご注意ください。
Q6: 電子帳簿保存法に対応しないとどうなりますか？罰則はありますか？
A6: 電子帳簿保存法の要件に従って電子取引データを保存しなかった場合、以下のような影響が考えられます。
- 推計課税のリスク: 帳簿書類の保存不備とみなされ、税務調査で経費等が認められず、所得金額を税務署に推計される可能性があります。
- 青色申告の承認取消し: 重大な法令違反とみなされた場合、所得税の青色申告の承認を取り消される可能性があります。青色申告特別控除（最大65万円など）や純損失の繰り越しといったメリットが受けられなくなります。
- 加算税の賦課: 隠蔽や仮装があったと判断された場合、通常の過少申告加算税や無申告加算税に加えて、より重い重加算税（過少申告加算税等の35%に代えて40%）が課される可能性があります。
これらのリスクを避けるためにも、2024年以降の電子取引については、必ず電帳法の要件を満たした方法で電子データを保存するようにしてください。
Q7: 具体的にどのように対応すれば良いですか？何か特別なシステムが必要ですか？
A7: 電子取引データの保存に対応するための具体的な方法はいくつかあります。特別な高価なシステムを導入する必要はありませんが、要件を満たすための仕組みが必要です。
主な対応方法は以下の通りです。
- 電帳法に対応した会計ソフトやクラウドサービスを利用する: 多くの会計ソフトや経費精算サービス、文書管理サービスなどが電帳法に対応した機能を提供しています。これらのサービスを利用すれば、自動的にタイムスタンプが付与されたり、訂正・削除履歴が管理されたりするなど、「真実性の確保」や「可視性の確保」の要件を満たしやすいです。普段お使いの会計ソフトの機能をご確認いただくのが良いでしょう。
- 市販のシステム（ファイルサーバー、NAS、クラウドストレージ等）と事務処理規程を組み合わせて運用する: データの訂正・削除の防止に関する事務処理規程を自分で作成し、その規程に従って運用することで「真実性の確保」要件を満たす方法です。この場合、データを保存するファイルサーバーやクラウドストレージサービスなどを利用します。ただし、規程の作成や運用を正確に行う必要があります。国税庁のウェブサイトに事務処理規程のサンプルが公開されていますので、参考にすることができます。
- タイムスタンプ付与サービスを利用する: 受領した電子データに後からタイムスタンプを付与することで「真実性の確保」要件を満たす方法です。
どの方法を選ぶかは、ご自身の取引量やITスキル、予算などを考慮して判断してください。特に、基準期間売上高1,000万円以下の特例対象者であれば、検索要件が不要なため、事務処理規程の整備とファイルへの規則的な名前付け（例：「YYYYMMDD_取引先名_金額.pdf」）だけでも対応可能な場合があります。
2024年の確定申告に向けて、電子帳簿保存法への対応は避けて通れない課題となっています。特に電子取引データについては、猶予措置が終了したことで、原則として電子での保存が必須となりました。
ご自身の事業規模や取引形態に合わせて、電帳法の要件を満たすための適切な保存方法を選択し、早めに準備を進めることが大切です。対応に不安がある場合は、税務署や税理士に相談することも検討してみてください。
このQ&Aが、フリーランスの皆様の電帳法対応の理解の一助となれば幸いです。