フリーランスが知っておくべき2024年の電子帳簿保存法改正と確定申告Q&A
2024年（令和6年）からは、電子帳簿保存法に関する対応がより重要になります。特にフリーランスとしてご自身で確定申告を行っている方にとっては、日々の経費管理や証憑書類の保存方法に影響が出る可能性があり、正確な知識を持つことが誤りのない申告につながります。ここでは、2024年の税制改正に関連する電子帳簿保存法の主なポイントについて、フリーランスの方が抱きやすい疑問にQ&A形式でお答えします。
電子帳簿保存法改正とは、フリーランスにとって具体的に何が変わるのですか？
Q: 電子帳簿保存法が改正されたと聞きましたが、フリーランスの確定申告や日々の経費管理に、具体的にどのような影響があるのでしょうか？
A: 電子帳簿保存法は、所得税や法人税に関する帳簿や書類を電子的に保存するためのルールを定めた法律です。特にフリーランスの方に関係が深いのは、「電子取引情報の保存義務化」に関する変更点です。
これは、請求書や領収書、契約書などを電子データ（PDF、メール本文、Webサイトからのダウンロードなど）で受け取ったり、自分で電子的に作成・送信したりした場合に、その電子データを原則として電子データのまま保存しなければならないというルールです。紙に印刷して保存するだけでは認められなくなります。
2024年1月1日以降に行う電子取引については、この電子データの保存義務化に対応する必要があります。これにより、日々の経費精算などで受け取った電子的な証憑書類の管理方法を見直す必要が出てくる点が、フリーランスの方にとって主な変更点と言えます。
電子で受け取った請求書や領収書は、どうやって保存すれば良いですか？
Q: 取引先からメールで送られてきたPDFの請求書や、Webサイトでダウンロードした領収書など、電子データで受け取った書類はどのように保存すれば良いのでしょうか？紙に印刷してファイルしておくだけではダメですか？
A: 先述の通り、2024年1月1日以降の電子取引で受け取った電子データは、原則として電子データのまま保存する必要があります。紙に印刷して保存するだけでは、法的には認められません。
電子データの保存には、一定の要件を満たす必要があります。主な要件としては、「真実性の確保」と「可視性の確保」があります。
- 真実性の確保: 保存したデータが改ざんされていないことを証明できる状態にすることです。具体的には、タイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用する、または事務処理規程を定めて運用するなどの方法があります。フリーランスの方の場合、事務処理規程を定めて運用する方法が比較的導入しやすいかもしれません。
- 可視性の確保: 保存したデータをいつでも確認できるようにすることです。具体的には、検索機能を確保することなどが求められます。例えば、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにしておく必要があります。
これらの要件を満たす形で、PCのフォルダに保存したり、クラウドストレージや会計ソフトの機能を利用したりして保存します。
スマホで撮影した領収書も電子取引情報として扱われますか？
Q: 出先で受け取った紙の領収書をスマホのカメラで撮影してデータとして保存したいのですが、これは電子帳簿保存法の「電子取引情報」に該当し、電子保存が必要になりますか？
A: スマートフォンで紙の書類（領収書など）を撮影して保存する行為は、「スキャナ保存」の区分に該当します。電子取引情報の保存義務化とは別のルールになります。
スキャナ保存についても電子帳簿保存法で要件が定められており、満たせば紙の原本を捨てることが可能になります。しかし、スキャナ保存は任意であり、義務ではありません。紙で受け取った書類は、従来通り紙のまま整理・保存しておくことも認められています。
したがって、スマホで撮影したデータは「電子取引情報」には該当しません。ただし、スキャナ保存の要件を満たして適切に保存すれば、確定申告の際にそのデータを証拠書類として利用できます。スキャナ保存の要件も真実性や可視性の確保など、電子取引情報の保存と似た部分がありますので、対応する場合は詳細を確認することをお勧めします。
2024年から電子保存の義務化が厳しくなると聞きました。猶予措置はありますか？
Q: 2024年1月から電子取引情報の電子保存が義務化されると聞いて、まだ対応できていないので不安です。何か猶予措置のようなものはありますか？
A: はい、多くの事業者がスムーズに対応できるよう、一定の猶予措置が設けられています。
具体的には、2024年1月1日以降の電子取引についても、「やむを得ない事情」があり、かつ、税務調査などの際に税務職員からのダウンロードの求めや提示に応じることができるようにしていれば、印刷した書面を保存する等の方法も認められるという経過措置があります。
この「やむを得ない事情」の具体的な範囲は明確に定められていませんが、システム整備が間に合わない、社内体制の構築が難しいなど、個々の実情に応じて判断されるものと考えられます。重要なのは、この猶予措置はあくまで一時的なものであり、最終的には電子データの保存要件を満たす対応が必要になるという点です。できるだけ早い段階で対応を進めることが望ましいでしょう。
電子帳簿保存法に対応しないと、フリーランスにはどのような影響や罰則がありますか？
Q: 電子帳簿保存法のルール通りに電子取引情報を保存しなかった場合、フリーランスには何か罰則があるのでしょうか？確定申告に影響しますか？
A: 電子帳簿保存法の規定に従って電子取引情報を適切に保存していない場合、税務調査が入った際に問題となる可能性があります。
直接的な罰則規定は設けられていませんが、青色申告の承認が取り消されたり、追徴課税の際に加算税が課されるリスクが高まったりすることが考えられます。例えば、データが適切に保存・管理されていないと、経費の計上について証拠能力が不十分と判断され、所得金額が増加し、追徴課税と合わせて加算税がかかる可能性があります。
また、消費税の納税義務がある課税事業者の方の場合、仕入税額控除の適用を受けるためには、請求書や領収書などの証憑書類の保存が要件となります。電子取引情報を適切に保存していないと、この要件を満たせず、仕入税額控除が受けられなくなる可能性もゼロではありません。
このように、直接「罰金」という形ではなくても、確定申告の内容に影響し、税負担が増加したり、追徴課税や加算税が発生したりするリスクがあるため、適切に対応することが重要です。
この改正を踏まえて、確定申告に向けて今から準備しておくべきことは何ですか？
Q: 2024年からの電子取引データの保存義務化に向けて、フリーランスとして確定申告をスムーズに行うために、今から準備しておくべきことはありますか？
A: はい、いくつか準備しておくと良い点があります。
- 電子取引データの洗い出し: どのような取引で、どのような電子データ（PDFの請求書、メール本文、クラウドサービス上のデータなど）を受け取ったり送ったりしているかを把握しましょう。
- 保存方法の検討と実施: 上記の「どうやって保存すれば良いですか？」の回答で触れた要件（真実性、可視性）を満たす形で保存する方法を決め、実行に移しましょう。PCのフォルダ分け、クラウドストレージの活用、会計ソフトの導入・活用などが考えられます。
- 検索できる状態にする: 保存したデータが「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるように整理しておきましょう。会計ソフトを使っている場合は、自動的に検索機能が備わっていることが多いです。
- 事務処理規程の検討（必要な場合）: タイムスタンプやシステムを使わない方法で真実性を確保する場合、事務処理規程を定めておくことが有効です。国税庁のウェブサイトなどでひな形が公開されていますので参考にできます。
- 不明点の確認: 対応に不安がある場合は、税理士などの専門家や、税務署に相談することをお勧めします。
これらの準備を進めることで、日々の経費管理がスムーズになり、確定申告の際にも慌てることなく、適切に証憑書類を提示できるようになります。
まとめ
2024年からの電子帳簿保存法改正、特に電子取引情報の電子保存義務化は、フリーランスの方の経費管理や確定申告に影響する重要な変更点です。紙での保存は原則認められなくなるため、電子で受け取った書類は要件を満たした形で電子保存する必要があります。猶予措置もありますが、恒久的な措置ではないため、早めの対応が推奨されます。
適切に対応することで、税務調査時のリスクを低減し、安心して確定申告を迎えることができます。この記事が、皆さんの疑問解消の一助となれば幸いです。